10 000, c’est le nombre de solutions professionnelles en ligne référencées sur appvizer.fr, un des principaux sites de comparateurs de logiciels en France.

Coût de licence par utilisateur, lieu d’hébergement des données, fonctionnalités et configuration… Lorsqu’une entreprise, un établissement public ou un indépendant recherche à s’équiper cela peut vite ressembler à une quête interminable.

Pour éviter d’abandonner en cours de chemin ou opter pour un choix par défaut qui ne correspondrait pas aux usages des futurs utilisateurs, je vous propose 3 questions/réponses pour vous aider dans le choix d’un outil de travail en distanciel.

A noter que chez Change Factory, nous ne sommes affiliés à aucune des sociétés éditant ou commercialisant des logiciels de ce type. Mais grâce à nos multiples expériences individuelles et collectives, nous avons utilisé et nous utilisons de nombreuses plateformes aussi bien en interne, qu’avec nos clients et partenaires.

Est-ce que j’ai vraiment besoin de ce type d’outil ?

C’est la première question à se poser pour le choix d’une solution de travail à distance

Sans être une multinationale présente dans 80 pays et employant plus de 200 000 collaborateurs, vous aurez tout de même très probablement besoin de communiquer par messages, de stocker de façon sécurisée vos documents, de garder une vue sur un planning, de voir et d’échanger avec votre équipe et vos clients.

L’année 2020 a démontré que se retrouver physiquement en un même lieu, pour échanger et travailler, ne serait pas toujours possible. Le travail à distance devrait ainsi entrer dans les habitudes et usages professionnels quel que soit la nature ou la taille de l’entité (indépendant, PME, grand groupe ou administration).

En plus de la nécessité d’accomplir les tâches collaboratives quotidiennes en toute fluidité, il est primordial de maintenir le lien social entre collègues mais également avec ses clients et partenaires.

choix des outils

Quel sera le principal usage de l’outil en distanciel ?

Vous devez vous questionner sur la portée de l’outil.

Est-ce que l’outil sera destiné uniquement à une action ou une fonction dans l’entreprise ? Par exemple ce serait le cas avec l’intégration d’une solution de CRM (Customer Relationship Management) à destination des équipes marketing et ventes. Ou bien s’agira-t-il d’une solution aux fonctionnalité moins spécifique mais accessible au plus grand nombre comme par exemple une plateforme de communication collaborative.

Solutions de CRM, organisation et planification, plateforme collaborative, il existe ainsi de nombreux outils pour tous les métiers. Réfléchissez ainsi d’abord aux usages, aux tâches que vous souhaitez réaliser et vous aurez naturellement le public associé.

Il convient donc de bien choisir les solutions les plus adaptées en fonction du contexte pour éviter les déconvenues et les problèmes de sécurité.

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Quelle est l’importance de la sécurité comme critère de choix ?

Si la question de la sécurité n’est pas votre confiture comme le disent les britanniques, ou si vous avez une dent contre votre responsable informatique, les chiffres suivants devraient vous faire changer d’avis.

Le Baromètre de la cyber-sécurité des entreprises mené par CESIN & OpinionWay en janvier 2020 révèle que 65% des entreprises ont subi des cyberattaques au cours des 12 derniers mois. Un cinquième des entreprises ont subi plus de 10 cyberattaques et seulement 39% des entreprises se disent être suffisamment préparées. Les 3 impacts principaux sont la perturbation de la production (27%), l’indisponibilité du site Web (17%) et la perte de chiffre d’affaires (9%).

Vos données clients, vos stratégies commerciales peuvent être ainsi révélées au grand public de façon involontaire car vous ou vos collaborateurs auraient opté pour des logiciels non adaptés ou peu sécurisés.

Notre conseil est qu’avant de télécharger et d’utiliser un outil en ligne pour votre travail à distance, veiller adopter de bons réflexes sécurité tels que :

– Vérification des dates de mises à jour logiciels

– Le lieu d’hébergement des données

– L’actualité cyber sécurité autour de ce logiciel

 

Et si vous avez des doutes, contactez dans les meilleurs délais votre service informatique ou un partenaire reconnu en cyber sécurité qui vous proposera une solution robuste et adaptée.

En conclusion, rechercher un outil de travail à distance ne devrait pas être une épreuve olympique. Vous devez d’abord déterminer les facteurs d’usages (en internes, vis-à-vis de vos clients et partenaires), économiques, et de sécurité.

Nous vous conseillons de tester lorsqu’une version gratuite est disponible, avant de souscrire pour une version payante.

Enfin, n’oubliez qu’en optant pour un outil de travail en distanciel vous ne remplacerez pas les interactions humaines qui animent votre bureau ou vos rendez-vous clients en présentiel. Mais, dans le monde d’aujourd’hui particulièrement incertain, il s’avèrera être une aide précieuse pour maintenir le lien social avec vos clients et vos partenaires et bien sûr vos équipes.

Portrait Benjamin Fouks
Benjamin Fouks est Senior Consultant chez Change Factory.
Naviguant entre deux pays et deux cultures que sont la France et Vietnam. Formateur, PowerPointer, adore placer des easter eggs dans les supports de formations.