Les nouveaux espaces de travail à l’épreuve de la pandémie

par | Nov 23, 2020 | Futur du travail

Les bureaux sont morts ! Vivent les bureaux ! Enfin, en sommes-nous déjà là ? On ne peut affirmer qu’une seule chose, la mutation de nos espaces de travail date de bien avant la pandémie. Qui n’a pas expérimenté en ses primes années la dure existence au sein d’un open space, où la cacophonie des appels se mêle au silence mutique des collègues gardant leur casque sur leurs oreilles toute la journée. Le développement du télétravail n’arrange pas les choses pour les professions concernées. A quoi bon se traîner tous les jours dans un espace partagé alors qu’en restant chez soi, on travaille tout aussi bien ? Mais le télétravail forcé fait prendre conscience des bons côtés d’un espace de bureaux et de collègues à portée (et pas seulement de Zoom ou de souris). 

Mais quel est le problème avec les bureaux aujourd’hui ? 

Le bureau traditionnel semble notamment très peu en phase avec les aspirations des générations Z et Y, qui sèment une fois de plus la zizanie dans les structures traditionnelles. Ainsi, une étude de la société Mazars en février 2019 indique que 79% de cette population attend de l’entreprise un espace de travail physique et convivial, qui favorise les échanges.  

Au-delà des aspects générationnels, on constate que les bureaux traditionnels sont propices aux interruptions : L’enquête Webtorials (Workplace Productivity and Communications Technology Report 2017) nous indique que les entreprises françaises perdent en moyenne 9 000 euros par salarié chaque année à cause du manque de collaboration et de communication dans des espaces en open-space. Une situation ironique, puisque ce mode d’organisation était censé favorisé le collectif dans l’imaginaire professionnel. 

Les nouveaux espaces de travail 

En effet, les entreprises ont bien intégré l’idée que les bureaux font partie de la marque employeur et participent à la réputation d’une société. Difficile de prétendre le contraire face à la vague d’articles et de communiqués de presse mettant en avant les aspects modernes et esthétiques de certains espaces de travail. 

En quête de flexibilité 

La volonté de réenchanter les bureaux ne date pas d’hier ! On s’éloigne de la conception d’un espace de bureau classique, fonctionnel mais terne, pour conceptualiser des bureaux plus séduisants. L’objectif est de favoriser la productivité des collaborateurs et de maintenir leur inspiration au maximum. 

Dans cette optique, beaucoup d’entreprises n’hésitent pas à revoir leur configuration pour offrir plus de flexibilité aux collaborateurs. C’est ainsi que des entreprises comme Danone n’hésitent pas à refaire la totalité de leurs bureaux. Le géant a en effet entièrement retravaillé son quartier général en 2016.  

La notion de Flex Office se démocratise : les employés n’ont pas forcément de place attitrée (du moins officiellement) et peuvent travailler de n’importe où. L’un des soucis majeurs des bureaux traditionnels, le bruit et les interruptions, se règle en créant des espaces dits “zen”, alias des lieux de calme qui favorisent la concentration.  

Les espaces de socialisation comme la machine à café deviennent des lieux propices à l’échange. 

espaces de travail

Back to (the cool) school 

Beaucoup d’entreprises se sont inspirées du campus à l’américaine pour créer des espaces innovants. Le lieu de travail ne se fait plus uniquement labeur mais devient un lieu de vie à part entière sur le modèle des campus universitaires anglo-saxons, qui fourmillent de cafétérias, clubs de sports et cafés pour que les élèves. 

Le maître en la matière est bien sûr Google, figure de proue des bureaux cools avec moults services gratuits destinés à ces employés. Le bureau français est notamment doté d’espaces dédiés à l’innovation : lab et showroom, le dernier permettant de montrer les dernières innovations aux partenaires. Le tout est associé à des éléments plus incongrus comme une deux chevaux dissimulant un bureau. 

Dans cette optique, le bureau participe activement à la construction de l’identité de l’entreprise, qui y met en avant les valeurs qu’elle souhaite transmettre : collaboration, innovation, créativité… Mais aussi bienveillance et attention envers les besoins des employés. L’espace de travail dépasse ses aspects fonctionnels pour répondre à des objectifs aspirationnels, comme le ferait du retail. 

Espaces de coworking et espaces de travail partagés : une tendance pérenne ? 

Les espaces de coworking ont également le vent en poupe. Ces vastes espaces au design léché regroupent en général des startups, indépendants, des petites entreprises ou des branches de grandes entreprises dans un même lieu. Le but avoué est de créer des communautés en permettant à des écosystèmes d’interagir et de créer des synergies.

Les espaces de coworking jouent également sur les services qu’ils proposent aux entreprises, prenant en charge de nombreux aspects logistiques comme le café (toujours stratégique dans l’intelligence collective). Enfin, la solution répond aux besoins de flexibilité des entreprises, séduites par les sirènes du “Plug And Play”. 

Mais les récents déboires de Wework remettent en question la viabilité de tels espaces sur le long terme. 

rencontres ponctuelles

Digital nomads et 100% télétravail, esprits libres ou forçats de la flexibilité ? 

Si le nomadisme fait rêver, le 100% télétravail s’accompagne de désagréments qu’il est difficile de surmonter. En effet, tout le monde n’a pas le matériel nécessaire pour travailler de chez soi.

L’étroitesse de son appartement peut-il accueillir un nouveau bureau ? Une superbe chaise ergonomique pour fuir le mal de dos ? Voire, comble du luxe, une pièce dédiée à son travail, loin de la foule déchaînée de potentiels bambins de retour de l’école ? Une frontière se crée entre les travailleurs qui ont les moyens de leur nomadisme et le reste, contraint de travailler avec les moyens du bord. 

Je ne m’étendrais pas plus sur ces questions mille fois posées et exposées ces derniers mois. Je me pencherais sur les difficultés de communication, mais aussi le risque de manquer de lien entre les collaborateurs et donc, à terme, de devoir faire face à une vague de désengagement et de perte de motivation. En effet, pour beaucoup de travailleurs, le bureau est aussi un espace de socialisation majeure qui favorise l’intelligence collective (la magie du café, je ne le répèterai jamais assez).  

« C’est quand même plus agréable d’être en interaction avec nos collègues, d’échanger, et d’être sur site dans un contexte plus professionnel, et de séparer sa vie professionnelle et sa vie privée« , estime l’un des employés interviewé par France TV info. 

Comment le télétravail va-t-il modifier la façon dont les bureaux sont conçus ? 

Vers des espaces plus petits et modulables ?

Le 100% télétravail ne fait pas rêver les entreprises. Si 87% affirment soutenir la mutation vers ce mode de travail, peu confirment avoir pour projet de dépasser les deux jours de télétravail par semaine. Voilà qui semble un bon moyen d’allier gain de place (et donc les économies associées) et le présentiel pour favoriser la collaboration. 

La crise sanitaire a en tout marqué une réduction des espaces de bureau dans la région francilienne : Au troisième trimestre 2020, la surface des nouveaux baux est de 58 % inférieure à celle de 2019. S’il est encore difficile à dire si cette tendance sera pérenne suite à la crise sanitaire, mais elle marque en tout cas un tournant dans la façon dont espaces de travail, présentiel et productivité sont considérés. 

Les espaces de travail virtuels, vers une hybridation ?

La première étape de la digitalisation des espaces de travail a déjà eu lieu : la démocratisation des emails puis des outils de chat comme Slack ont montré que communiquer et collaborer à longue distance n’était pas impossible, bien au contraire ! Ce qui est neuf, c’est sa constance aujourd’hui à cause du télétravail, à un tel point que certaines entreprises cherchent des moyens d’allier l’aspect chaleureux du présentiel à la praticité du distanciel. D’où l’apparition d’espaces virtuels. 

C’est le cas de Facebook, qui teste de plus en plus la possibilité de créer un lieu de travail en réalité virtuelle. De la même façon, il existe aussi bien des boutiques virtuelles ou des événements qui sont menés uniquement en ligne, parfois dans des espaces 3D.  

La solution parfaite existe-t-elle ? Pas vraiment. Chez Change Factory, nous ne sommes pas nombreux et pourtant nous avons déjà des avis très divergents, d’autant plus depuis que nous sommes SBF, Sans Bureau Fixe. Est-ce la fin des bureaux ? Non, le besoin d’émulation commune est trop important, tout comme les freins au 100% télétravail trop pérennes. Est-ce la fin du bureau traditionnel ? Très probablement.

Nous poursuivons cette logique de répondre avant tout aux besoins de personnalisation des individus et entrons dans un nouveau paradigme des espaces de travail. Comment en faire des espaces de création et de productivité ? Comment trouver le bon équilibre entre présentiel et distanciel ? Penser les bureaux de demain est plus que jamais une question qui nécessite planification et stratégie. Mais aussi innovation : n’hésitez pas à consulter vos employés pour connaître leurs besoins en matière de bureau et à tester des solutions via des ateliers de Design Thinking.

Portrait Camille

Camille Barbry est content manager et Cheffe de projet pour Change Factory. Cat lady invétérée et slasheuse de choc, elle aime s’occuper de son blog sur la pop-culture, est accro à Netflix et lit beaucoup de romans de science-fiction où tout se passe mal.