Quels outils de travail en distanciel pour soi et pour ses équipes ?

par | Déc 3, 2020 | Outils

Rappelez-vous, dans le premier article dédié aux outils de travail à distance, nous avions abordé 3 questions clés avant de se lancer dans la recherche d’une solution correspondant aux usages des futurs utilisateurs.

Dans ce deuxième article, nous allons parcourir une sélection d’outils de communication en vous apportant notre point de vue sur les points positifs et points de vigilance pour chacun d’eux. 

Avant de démarrer nous tenons à repréciser que Change Factory n’est affiliée à aucune des sociétés éditant ou commercialisant des logiciels de ce type. Notre équipe teste et utilise une multitude de plateformes à la fois en interne, mais également avec nos clients et nos partenaires.

Nous avons identifié 4 catégories d’outils de communication pour faciliter le travail à distance : les outils de visioconférence, les plateformes de communication collaborative et de partage de fichiers, les outils pour organiser les tâches et les projets, et enfin les outils de création collaborative en ligne.

Commençons par la première catégorie : les outils de visioconférence

Confinement ou pas confinement, les réunions en visio restent un élément clé dans notre quotidien.

La visio-conférence permet d’échanger directement avec nos collaborateurs quel que soit la distance qui nous sépare. Par ailleurs, la discussion peut être enrichie par la fonctionnalité de messagerie ou le partage d’écran.

WebEx

WebEx est un outil développé par la société américaine Cisco. Réputé pour son ancrage B2B et son niveau de sécurité élevé, WebEx est ainsi utilisé chez plusieurs de nos clients dans le secteur bancaire et pharmaceutique.

outil distanciel - weber

Les points positifs : WebEx se distingue par une très grande stabilité et une bonne qualité d’image. Il y a possibilité de se connecter à partir d’un simple lien sans s’enregistrer. Depuis plusieurs mois, WebEx a étoffé son offre en proposant des solutions orientées pour l’apprentissage en ligne ainsi que les Webinaires.

Les points de vigilance : s’agissant d’une solution à destination des professionnels, l’outil vient avec une version payante plutôt onéreuse.

Zoom

Zoom a été fondé en 2011. C’est l’une des sociétés qui a connu la plus grande croissance en termes d’utilisateurs depuis le début de l’année 2020. Le nombre d’utilisateurs dépasse dorénavant les 300 millions aussi bien en B2C qu’en B2B, avec notamment un grand nombre d’universités et autres établissements scolaires. Zoom propose un service de vidéo-conférence gratuite jusqu’à 100 participants au maximum avec une limite fixée à 40 minutes.

Zoom - outil distanciel

Les points positifs : Zoom est extrêmement ergonomique, il est très simple de participer et de créer une réunion en ligne. Zoom a été précurseur dans la gestion d’arrière-plan permettant aux utilisateurs d’afficher une image ou une vidéo masquant ce qui se trouve derrière eux. Zoom propose un ensemble d’outils pour faciliter l’interaction pendant une réunion tels que le sondage, le tableau blanc, et les salles etc.

Les points de vigilance : de nombreux problèmes liés à la sécurité au cours des deux premiers trimestres de 2020. Alors même si vous utilisez Zoom en interne, vos clients et partenaires peuvent se montrer réticents ou même ne pas pouvoir utiliser cet outil. Par ailleurs, les versions payantes peuvent se révéler onéreuses.

ClickMeeting Webinaire

ClickMeeting est une solution de webinaire basée sur un navigateur qui permet de diffuser des webinaires à des organisations de toutes tailles, des entreprises individuelles aux multinationales. L’outil dispose d’une version gratuite mais a plus d’options en version payante.

Les points positifs : ClickMeeting est relativement simple à utiliser. Il y a la possibilité de diffuser auprès de nombreux utilisateurs. L’outil existe en version application pour être utilisé sur mobile.

Les points de vigilance : la solution se révèle parfois instable.

Les plateformes de communication collaborative et de partage de fichiers

 Outre les réunions, communiquer efficacement et partager à tous moments des documents avec vos collaborateurs est essentiel. Dans ce cadre, avoir des outils sécurisés pour gérer l’échange de fichiers afin qu’ils soient accessibles est indispensable.

La plupart des acteurs proposent ainsi au minimum le chiffrement des données durant les transferts et un système d’authentification à double facteur pour renforcer la sécurité d’accès aux comptes.

Teams

 

Dans la version Microsoft 365 pro, l’offre Microsoft Teams permet de réaliser des réunions à distance. Pour aider les entreprises notamment les TPE et PME, la solution est gratuite pendant six mois.

A noter que les sociétés qui utilisaient jusque-là Skype for Business verront ce service s’arrêté en 2021. Microsoft dans un objectif de rationalisation de ses outils, intégrera entièrement les fonctionnalités de Skype for Business dans Teams.

Nombreux sont nos clients grands groupes dans le secteur bancaire ou automobile par exemple qui utilisent Teams. Nous assurons nos formations en distanciel avec nos clients principalement via Teams.

 

Teams - outil en distanciel

Les points positifs : l’outil Teams est très modulable. Vous pouvez créer vos équipes, organiser votre espace de travail personnalisé, ajouter très facilement des outils complémentaires de la suite Microsoft.

Les points de vigilance : pour se lancer sur Teams, vous devrez souscrire à la version Microsoft Pro. Nous avons également constaté que Teams est un logiciel très énergivore et gourmand en mémoire vive comparé à la solution Slack que nous utilisons également.

Slack

Slack est une messagerie instantanée qui permet d’échanger facilement et rapidement entre collaborateurs. La solution est très répandue dans les entreprises spécialisées dans la Tech.

Nous utilisons tous les jours Slack chez Change Factory pour partager à la fois les avancées sur nos différentes missions clients, nos projets internes, partager nos veilles et échanger de façon instantanée via les appels vocaux ou la messagerie.

outil distanciel chat -slack

Les points positifs : Slack offre une excellente ergonomie ; même vos utilisateurs peu habitués à ce type d’outil le prendront en main très facilement.

Vous pouvez créer de multiples canaux pour mieux gérer vos communications par équipes ou par projets. Il existe un grand nombre d’applications tierces pour optimiser vos usages tels que des rappels automatiques de tâches ou d’information.

Les points de vigilance : nous notons que la tarification est élevée. Par ailleurs, il est aisé de se perdre dans un grand nombre de canaux parasites. Vous devrez ainsi cadrer en amont les usages en créant des règles d’usage pour la création et la gestion de ces canaux.

Discord

D’abord créé par et pour une communauté de joueurs de jeux vidéo, Discord se démocratise et peut être utilisé pour échanger dans un cadre professionnel.

Les points positifs : le logiciel est très léger et tourne même sur des machines anciennes ou peu performantes. Discord est globalement facile à prendre en main, vous pouvez de plus aisément créer votre propre serveur gratuitement.

Les points de vigilance : très peu de points à surveiller. La fait que le logiciel continue de tourner en arrière-plan nécessite une action supplémentaire pour l’éteindre.

 

Les outils de partage de fichiers

Dropbox

Dropbox est un pionnier du partage de fichiers et reste un outil simple et fiable pour partager efficacement des documents. Chez Change Factory, nous utilisons la version professionnelle et payante de Dropbox pour stocker une partie de nos documents.

Les points positifs : le niveau de compatibilité de Dropbox est excellent, que ce soit avec des navigateurs ou des systèmes d’exploitation. Nous constatons également une intégration et synchronisation faciles.

Les points de vigilance : l’espace de stockage gratuit est limité à 2 Go. Par ailleurs les serveurs de Dropbox sont situés aux États-Unis, ce qui peut poser quelques difficultés au regard des dispositions prévues par le RGPD.

WeTransfer

Plutôt que d’envoyer des fichiers lourds qui ne passeront véritablement pas par email, préférez l’usage de WeTransfer.

Wetransfer - outil

Les points positifs : WeTransfer est incroyablement simple d’utilisation. Vous choisissez le ou les fichiers ou dossiers à envoyer, vous ajoutez votre email et celui de votre destinataire et vous envoyez les documents. Vous pouvez envoyer jusqu’à 2 Go par envoi dans la version gratuite.

Les points de vigilance : pour de nombreux grands groupes, WeTansfer n’offre pas les mêmes garanties de sécurité que d’autres logiciels. Les DSI de ces entreprises ou administrations pourront bloquer vos envois.

Autre point négatif, il y a la nécessité de passer à une version payante pour envoyer des fichiers dont le poids est supérieur à 2 Go et inférieur à 20 Go.

Les outils pour organiser vos tâches et suivre vos projets

Au bureau ou en télétravail, il est essentiel de garder une organisation précise pour rester efficace et engagé. Devoir gérer des éléments à distance ajoute de la difficulté.

Heureusement, les outils proposés permettent de mieux suivre les étapes des différents projets et de se constituer des programmes de travail plus facilement

Trello

Trello est un grand classique du travail en équipe. Il se présente sous la forme de tableaux et de listes de tâches, composées de différentes fiches. Il est possible de partager des fichiers, d’écrire des commentaires, de fixer des dates limites…

outil Trello

Les points positifs : particulièrement visuel, sur Trello, vous pouvez voir votre projet avancer. L’outil est simple d’utilisation et le déplacement des fiches entre les listes ou au sein d’une même liste est très fluide. Il y a une intégration avec Google Drive, une options qui est très pratique.

Pas de connexion Internet ? Pas de problème, vous avez la possibilité de travailler hors ligne.

Les points de vigilance : Trello se révèlera rapidement peu adapté si vous menez des projets plus conséquents et plus complexes, impliquant par exemple la gestion de rôles, des règles de gestion, etc.

Microsoft Project

Microsoft Project est un logiciel de gestion de projets édité par Microsoft. C’est un outil puissant et reconnu pour sa robustesse. Il permet à ses utilisateurs de planifier, piloter leurs ressources et leur budget ainsi que d’analyser et communiquer les données des projets. Microsoft Project ne doit pas être confondu avec Planner qui est un outil simplifié de gestion de projets.

 Les points positifs : Microsoft Project s’intègre parfaitement à l’ensemble de l’écosystème Microsoft, à savoir Office 365, SharePoint, etc. C’est un outil idéal pour la gestion de projets en entreprise. Il se distingue par une fiabilité dans le suivi budgétaire des projets.

A noter également l’assistance utilisateur de très grande qualité.

Les points de vigilance : le nouvel utilisateur de Microsoft Project sera surpris par la prise en main difficile même après le suivi de deux tutoriels. Par ailleurs, l’outil est payant.

Enfin, la difficulté réside dans la compatibilité avec d’autres types de fichiers.

Forecast.app

Forecast.app est une plateforme de gestion de projet d’origine danoise. La particularité de l’outil tient dans l’intelligence du logiciel qui peut prévoir les dates de livraison des projets et les prévisions de charges ce qui facilite le travail des chefs de projet.

Nous utilisons Forecast.app depuis la mi-mars 2020 dans une version payante. Nous avons structuré nos projets, nos équipes et intégré les principaux partenaires que nous sollicitons pour nos formations.

Les points positifs : un effort particulier au graphisme et au design, ce qui incite davantage les utilisateurs à l’utiliser. Il y a la facilité à planifier ses projets, à constituer ses équipes, et l’on peut suivre ses projets via l’application mobile à la fois sur iOS natif et sur Android natif. 

Les points négatifs : le nombre de vues des projets peut être particulièrement déroutant pour l’utilisateur novice. Globalement la courbe d’apprentissage est relativement élevée pour prendre pleinement possession du logiciel.

Les outils de création collaborative en ligne

 Au-delà du partage d’écran, de la messagerie ou d’un sondage, il est possible de proposer à ses équipes ou à ses participants par exemple dans le cadre d’une formation, des dispositifs plus interactifs.

Chez Change Factory nous testons régulièrement ce type d’outils pour les intégrer dans nos propres usages et ensuite les proposer à nos clients. Nous veillons à ce que cela ne soit pas considéré comme des solutions « gadgets » mais qu’elles présentent bien une utilité pédagogique par exemple pour nos apprenants.

Miro

Miro est un tableau blanc collaboratif, interactif et visuel permettant de formaliser des réflexions collectives et de nourrir les échanges entre les équipes. Cela vous permettra de remplacer le fameux tableau blanc et mur à post-il du bureau.

Nous utilisons Miro couplé à Teams dans le cadre de nos réunions d’équipe mensuelle et dans le cadre de sessions de brainstorm en avant-projet par exemple.

 

outil en distanciel - Niro

Les points positifs : l’ergonomie est très efficace et la prise en main rapide. Vous bénéficiez de nombreux modèles de projets collaboratifs, ce qui est toujours très utile lorsque l’on débute.

Miro s’intègre à de nombreux outils collaboratifs tels que Slack, Trello, Teams, Google Drive, etc.

Les points de vigilance : l’interface soit en anglais. Cela peut rebuter des entreprises dont les collaborateurs ou les partenaires ne sont pas à l’aise avec la langue de Shakespeare. Il n’y a de plus que très peu de tableaux disponibles dans la version gratuite. Enfin, il faut faire très attention à la mise en page quand souhaite exporter un tableau en PDF.

Stormz

Stormz est une solution de facilitation digitale. Grâce à Stormz vous pouvez ainsi créer et participer à des quizs, des brainstorming, atelier Business Model Canvas, etc.

Les points positifs : une très grande simplicité d’utilisation, ce qui facilitera vos sessions créatives. De plus, en tant qu’animateur vous bénéficiez d’un grand nombre de possibilités de paramétrages. Enfin, l’animation est particulièrement fluide.

Les points de vigilance : la tarification à l’utilisateur peut être perçue comme chère. Par ailleurs, le niveau de personnalisation est assez limité.

Nous arrivons à la fin de cette sélection d’outils pour travailler, échanger et converser à distance. Il existe évidemment une multitude d’autres outils connus ou moins connus. L’objectif est ici de vous offrir nos impressions sur des outils que nous avons testés et surtout que nous utilisons au quotidien à la fois en interne et avec nos clients et partenaires.

Cela vous donnera ainsi un aperçu de ce que peuvent proposer ces outils avant de faire le choix de vous lancer.  Nous assurons des formations courtes sur certains de ces outils comme c’est le cas sur Zoom mais aussi de l’accompagnement conseil sur la façon d’organiser son travail en distanciel en intégrant les outils collaboratifs.

Contactez-nous pour nous parler de vos projets outils ou de travail à distance.

Portrait Benjamin Fouks

Benjamin Fouks est Senior Consultant chez Change Factory.
Naviguant entre deux pays et deux cultures que sont la France et Vietnam. Formateur, PowerPointer, adore placer des easter eggs dans les supports de formations.